Sedex-ETI审核所需文件/证件清单(中国)

以下为Sedex-ETI验厂审核所需提供审订员审核的文件/证件清单(中国),摘录验厂清单内容如下:

Sedex-ETI审核所需文件/证件清单(中国)
Sedex-ETI Request Document List (COC Audit) PRC

Items&Detail 项目与内容
1.1、Factory profile 公司概括简介-人员/产量/产值/(品牌)市场分布
◆体现公司的成立时间、法人代表、地址、主要设备、规模人数、经营范围等基本信息。
◆让雇员知道公司的上述基本情况。
1.2、Organization chart 公司组织架构图
◆权责部门详细,有员工安全健康管理部门。
◆在合适的位置张贴。
1.3、Factory’s plane figure-factory floor plans (公司)厂区/厂房平面图
◆呈现公司的所有建筑,包括宿舍和餐厅;
◆有消防设施位置和安全通道,安全出口的位置;
◆在显著位置张贴;
1.4、Subcontractor/supplier evaluation program & the records供应商评审记录
◆公司应对供应商或分供商管理以推动供应链雇员的福利和待遇水平;
◆形成书面协议或文件;
1.5、Business license 营业执照
2.1、Employee manual/handbook 员工手册
◆依照最新劳动法条款编制员工手册,体现员工的工作时间、劳动报酬、薪资与休假、劳动保护等基本信息;
◆没有员工性别、民族、籍贯等歧视行政策、无强迫劳动、不合理扣款等规定;
◆下发给员工,每人一份;
2.2、Factory rules & regulations/Disciplinary practices policy & records 厂纪,厂规
◆体现公司的员工政策,和员工手册一起构成公司的企业文化;
◆在雇佣、补偿、培训、提升、辞退或退休方面,对任何人都不能因其种族、社会地位、国籍、信仰、年龄、残疾、性别、婚姻状况、性观念、所属工会和所属政党进行歧视;
◆不得进行强迫劳动和雇用囚工;工人下班后可自由离开;工厂保安员只是执行正常的保安工作;
◆在合适位置张贴;
2.3、Dormitory regulations (curfew rules) 宿舍规章制度
◆体现公司的员工政策,无限制人身自由的规定;
◆有性别隔离,保护隐私;
◆有安全卫生管理等规定;
3.1、Recruitment policies & program 招工指引/程序
◆体现公司的正常招聘流程,没有员工歧视性政策;
◆体现员工的招聘方式、条件限制、身份识别、年龄要求等,禁止使用童工、有条件的使用未成年工(建议不使用未成年工);
◆形成书面文件并经过审核发布;
*3.2、Personal records/ Employment registration (all employees) 人事记录/员工入厂登记/花名册(所有员工)
◆识别员工信息,保证工人在入厂时不是童工或未成年工;
◆保留员工的身份证复印件,不可扣留工人任何证件或交纳任何形式的押金等;
◆形成书面文件并长久保存;
*3.3、Labor contracts (all employees) 劳动合同(所有员工)
◆依照最新版劳动法条款制定,体现劳动法要求的所有基本条款;
◆有当地劳动监察部门的审核鉴定;
◆雇员要保留合同一份;
3.4、Entrance & annual health examination reports 体检记录
◆员工入职时应有当地县(区)级以上医院出具的体检报告;
◆每满一年公司应给雇员提供体检服务;
◆未成年工要有体检记录;
*3.5、Young worker registration approval from local labor bureau/shifts arrangement for young workers 未成年工名单/登记证/工作安排规定
◆16周岁以下为童工,禁止使用;
◆16-18周岁为未成年工,有条件使用。入职前有体检证明,要到当地劳动部门备案申请使用未成年工;
◆公司制定有未成年工人保护措施,有具体可行的未成年工安排规定;
◆编制成文的未成年工名单,以及监护人紧急联系方式等;
◆制定书面的方针和程序,向相关方以及员工传达,如发现有童工,应制定拯救措施;
*3.6、Consolidated working hourspermit by local labor bureau 综合计时批文/加班批文
◆有劳动部门的加班批文,每月每人可以加班到72个小时;没有加班批文,只能加班35个小时;
3.7、Social security insurance (injury/retirement/medical/unemployment etc.) paymentevidence/Approval from local government社会保险缴付凭证和参保批文
◆应体现缴纳时间、缴纳单位、参保人数、各种险种的金额等信息;必须是全体员工;
3.8、Leave request notification 请假单
3.9、Resignation records 离职记录
3.10、Warning notification letters 奖惩记录/警告信
*4.1、Time cards/attendant records 工作时间记录
◆明确体现当天的上班时间和下班时间,体现当天的工作时间长度;
◆接受手写、磁卡、纸卡等信息;
◆每月考勤记录应有员工签字确认;
◆不可出现连续几天相同的出勤记录;
*4.2、Production records of piece rate workers记件工生产(台班)记录
◆每周至少有一天的休息时间;
◆体现雇员每天的上班时间长度;
◆生产记录要和考勤记录匹配;
4.3、Legal/ Local official minimum wage document当地政府最低工资文件
*4.4、Payroll records (one year’s payroll journals)工资表(一年)
◆工资、加班费等的支付应符合法律要求。如果没有相关法规,则以人道、安全和有利生产为标准;
◆体现最低工资基数;
◆如有加班,要体现加班费用,加班费用计算方式应告知雇员;
4.5、Pay slips with employees’ signatures 有工人签名的工资条
◆雇员应发给每月的薪资条,让其明白自己的工资构成;
◆公司应保留薪资发放的凭证,员工签名的收据/银行账单/支票等;
4.6、Wage deduction/fine records 工资扣除/罚款记录
5.1、Building structure safety certificate /legal real estate certificate厂房建筑结构安全许可证
5.2、Building fire safety certificate厂房消防安全许可证
6.1、Health & safety policy (including Emergency action procedure) 公司的健康安全政策 (含应急程序)
◆应制定健康安全方针;
◆健康安全方针应在公司内得到沟通和贯彻,并有效执行;
◆制定风险管理方针和程序,对公司风险因素进行分析,并制定应急预防措施;
◆编制健康安全因素分析记录和处理报告,紧急联络组织;
6.4、Fire drill program & records and fire evacuation plan & procedure/first aid training records 消防走火演习/消防逃生程序/急救计划及记录(含照片)
◆有最近半年的消防演习和紧急撤离演习记录(含照片);
◆制定消防安全预防程序和应急拯救措施;
◆布置车间和宿舍安全消防通道、标识、出口等,安装应急灯;
7.1、Register ofelevator & lift and annual inspection certificate 电梯起重设备登记准用/验收/年检合格证
7.2、Specialized safety training certificate( Valid safety operation certificate of Elevator/Lift /Forklift vehicle /Qualified Electrician/ Electricwelding operator certificate)特种作业人员(电梯/叉车/电工/电焊工等)资格(操作)证书
7.3、Qualified mechanics certificate 设备维修工/技工资格证书
7.4、Register ofpressure vessels & boilers and annual inspectioncertificate锅炉,压力容器使用登记证/年检合格证
7.5、Operator/attendant certificate of pressure vessels & boilers 司炉工上岗证
*8.1、Approval certificate of chemical warehouse/register & storage record/MSDS(material safety data sheet) of dangerouschemicals/chemicals list化学危险品仓许可/(储存物控记录)/安全防范应急措施/物料安全数据表/化学品清单
◆制定化学危险品清单,编制物料安全特性表(MSDS),在使用和储存场所张贴;
◆向安全监察部门申报使用和储存化学危险品,申请化学危险品保管员证书;
◆使用化学危险品人员应熟知防护措施和急救办法;
8.2、Qualified certificate for the keeper of dangerous chemicals warehouse化学危险品仓管员上岗培训证书
8.3、Environment protection quality monitoring & test report有毒有害作业环保监测报告
8.4、Noise monitoring & test report of power generator 发电机房噪音测试报告
8.5、Environment assessment reporton factory projects/permit certificate of waste emission/waste monitoring & test records 排污许可/环保监测报告
9.1、Legal hygienecertificate of kitchen/canteen & healthcertificates of kitchen/canteen workers 食堂卫生许可证/食堂员工健康证
◆饭堂厨房必须注意清洁;生与熟的食物分开摆放,熟的食物必须加盖盖好;
◆工作人员应该佩戴工作服装和工作帽;
◆有蚊蝇虫害防护措施;
9.2、Qualified certificate of doctor or nurse 医护人员资格证书
9.3、Accident,injury reports & records/ recurrence avoiding measures工伤医疗事故处理记录/再发生防范措施
9.4、Regular pest killing records 定期除虫杀虫记录
10、Security guard regulation & job description/security guard certificate 保安守则/保安上岗证
◆不得强迫和限制人身自由,工人下班后可自由离开;工厂保安员只是执行正常的保安工作;
◆工作人员应该佩戴上岗证;
11、Meeting minutes of union/Selection program and Responsibility of workers’Rep./ Collective Bargaining Agrements(CBA) 工会组织会议记录/工会代表选举程序及其职责/劳资双方就工资福利问题与工厂的谈判协议(CBA)
◆公司应成立工会组织或有工人代表,所有员工均有权自由行使当地法律赋予的员工代表权;
◆工会组织应到当地劳动部门备案;
*12、Documentsproved workers’ legal right to work including immingrant & migrants & employment agencystaff.对移民工/人事代理机构用工的相关监控文件
◆公司应与移民工或代理机构签订社会责任协议,保护员工的基本合法权益;
*13、Social accountability policy/ Management system/periodic internal audit records社会责任政策文件/管理程序/内审报告
◆公司应制定社会责任管理文件,保护雇员的基本权益;
*14、Sub-contractors list/ monitoring records on sub-contractors’ social responsibilities performance分包商清单/对分包商社会责任的监控记录
◆公司要与其分包商、供应商和二级供应商缔结书面协议,其中他们要承担以下几个方面责任:
–在他们的工厂中实施公认的社会标准(如:SEDEX )中规定的社会要求。
–由公司主动在监督程序中采取积极的行动。
–一旦有违背要求,即时采取措施加以纠正。
–将所有的商业联系如分包商、供应商和分供应商告知公司;
*15、Homeworkers’ namelist/ monitoring records onhomeworkers proved to be compliant with social responsibilities 家庭工名单/对家庭工社会责任的监控记录
◆公司必须和家庭工签定书面合同,使他们遵守各个社会标准中的要求;
◆家庭工必须了解社会标准中的社会要求,合同要使用家庭工所讲语言以书面形式制定;
◆公司必须保证家庭工遵守社会标准中的要求,要对家庭工进行预先通知和没有预先通知的检查;
备注
标注 * 的条款审核人员需要复印留作证据
3.2 员工入厂登记表: 1 页,花名册: 1 页有不符合项则按需复印
3.3 劳动合同:按需复印
3.5 未成年工名单:1 份
3.6 综合计时批文/加班批文: 1 份
4.1 工作时间纪录:审核时间范围(如:12个月,3个月等)有无不符合项都按需复印 (原则上不超5套记录)?
4.2 如是计件工资, 应复印与工时记录对应的原始计件记录
4.4 工资表:审核时间范围 (如:12个月,3个月等)有无不符合项都按需复印 (原则上不超5套记录)
8.1 MSDS: 1 份
11 工会组织/CBA 记录: 1 份 工会代表选举程序及其职责: 1 份
◇表示必须复印, 如未复印应备注

附件:Sedex-ETI审核所需文件/证件清单(中国)

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